Saber cómo se está realizando el trabajo y si se están cumpliendo los objetivos marcados en tu empresa son los motivos por los cuales debes marcar como una prioridad las reuniones de trabajo, tanto internas como externas. Y sí, muchas veces nos cuestionamos si esta práctica, tan común a lo largo de la semana laboral y que tanto tiempo nos roba de otras acciones, sirve para algo. La respuesta es rotundamente afirmativa y aquí te explicamos cuáles son sus beneficios.

Estas reuniones significan una oportunidad inmensa para crecer en la empresa, plantearse diferentes puntos de vista e ideas y, sobre todo, determinar si las labores del grupo de trabajo se están realizando correctamente o no. Por lo general, no podemos considerar una reunión eficaz aquella en la que el directivo únicamente se encarga de trasladar a su equipo información, esto sería en cualquiera de los casos una exposición o un discurso. Claro está que una reunión eficaz va más allá.

La falta de un objetivo concreto y definido, la dispersión o cambios de tema durante la reunión, la ausencia de un orden del día, no tener interés por el asunto del que se está hablando, la falta de participación, el exceso de tiempo, las interrupciones externas constantes o una hora inapropiada de convocatoria, son algunas de las causas que determinan una falta de eficacia en una reunión de trabajo. Por lo tanto, ¿cómo podemos afrontar de la mejor forma esta acción?

Debemos generar un protocolo de actuación general sobre reuniones para evitar una mala organización. Marcar unas directrices que van desde señalar el propósito hasta cómo crear un acta de conclusiones pasando por normas básicas de funcionamiento. Es necesario poner el asunto en común, escuchar diversas opiniones que enriquezcan con el objetivo de mejora interna y externa. Además, todo el equipo debe estar formado en todo ello, pues muchas veces lo que aparentemente consideramos como evidente y sencillo, requiere de un proceso de asimilación.

Estas son las cinco claves que te damos desde Corvan:

  • Indica con precisión el día, la hora y el lugar previsto para la reunión. En este punto es importante pactar bien la hora, los participantes deben estar centrados, si fijamos la hora cerca de la de marcharse a casa, corremos el peligro de distracción y falta de atención.
  • Marca los temas que se van a tratar, de lo contrario caeremos en la dispersión y, por lo tanto, será una pérdida de tiempo para el equipo. Es importante que no sean demasiado extensas, un tiempo prudencial suele ser de una hora y hora y media.
  • Controla, dirige y centra continuamente el encuentro.
  • Fomentar la participación entre los asistentes. Como hemos comentado anteriormente, se trata de poner en común diversas opiniones para llegar a un objetivo común con diferentes perspectivas analizadas.
  • No pretendas que todas las iniciativas surjan de una sola reunión. Refrescar la cabeza y tener un segundo encuentro con nuevas aportaciones e ideas es lo más común en una reunión. No obstante, es importante una buena conclusión que refleje todos los acuerdos adoptados.

Como puedes comprobar una reunión de trabajo es útil siempre y cuando se marque un protocolo, ¡pon en práctica nuestros consejos!

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